1. Thông tin chúng tôi thu thập
Khi người dùng đăng nhập và sử dụng UTT eOffice, hệ thống có thể xử lý các nhóm thông tin sau:
- Thông tin tài khoản do hệ thống xác thực của Nhà trường cung cấp, bao gồm họ tên, email, đơn vị, chức vụ và định danh người dùng.
- Dữ liệu nghiệp vụ phát sinh trong quá trình xử lý văn bản, công việc, nhiệm vụ, lịch tuần và thông báo.
- Tập tin người dùng tải lên khi xử lý văn bản, báo cáo công việc, báo cáo nhiệm vụ hoặc đăng ký lịch.
- Thông tin thiết bị phục vụ thông báo đẩy, bao gồm mã thiết bị/thông báo do nền tảng gửi thông báo cung cấp.
- Thông tin kỹ thuật cơ bản như thời điểm truy cập, trạng thái đăng nhập, phiên làm việc và nhật ký lỗi nhằm vận hành hệ thống an toàn.
2. Mục đích sử dụng thông tin
Thông tin được sử dụng để:
- Xác thực người dùng qua hệ thống đăng nhập của Nhà trường.
- Hiển thị và xử lý văn bản, công việc, nhiệm vụ, lịch tuần và thông báo đúng theo phân quyền.
- Gửi thông báo liên quan đến văn bản, công việc, nhiệm vụ, lịch tuần hoặc thông báo mới.
- Lưu lịch sử xử lý, báo cáo, trao đổi và tập tin minh chứng trong luồng công việc.
- Nâng cao độ ổn định, bảo mật và khả năng hỗ trợ người dùng.
3. Chia sẻ dữ liệu
UTT eOffice không bán dữ liệu cá nhân của người dùng. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp cần thiết sau:
- Chia sẻ nội bộ giữa các cá nhân, đơn vị có liên quan theo luồng xử lý và phân quyền hệ thống.
- Gửi thông báo qua các dịch vụ hạ tầng như email, Zalo hoặc nền tảng thông báo đẩy khi được cấu hình.
- Cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền hoặc quy định của Nhà trường.
4. Văn bản được công bố
Một số văn bản lưu trữ có thể được đánh dấu “Công bố văn bản”. Những văn bản này có thể được cung cấp qua API công khai để các website/cổng thông tin khác của Nhà trường hiển thị. Chỉ các văn bản được người có thẩm quyền đánh dấu công bố mới xuất hiện trong API công khai.
5. Lưu trữ và bảo vệ dữ liệu
Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ do Nhà trường quản lý hoặc được Nhà trường cho phép sử dụng. Hệ thống áp dụng cơ chế đăng nhập, phân quyền, nhật ký hoạt động và các biện pháp kỹ thuật phù hợp để hạn chế truy cập trái phép.
6. Quyền của người dùng
Người dùng có thể liên hệ đơn vị quản trị hệ thống để yêu cầu kiểm tra, điều chỉnh hoặc hỗ trợ liên quan đến thông tin tài khoản và dữ liệu nghiệp vụ của mình theo quy định nội bộ của Nhà trường.
7. Quyền thông báo trên thiết bị di động
Ứng dụng có thể xin quyền gửi thông báo trên thiết bị. Người dùng có thể bật hoặc tắt quyền này trong phần cài đặt của hệ điều hành. Việc tắt thông báo không ảnh hưởng đến khả năng đăng nhập, nhưng có thể làm người dùng không nhận được cảnh báo kịp thời.
8. Thay đổi chính sách
Chính sách này có thể được cập nhật khi hệ thống thay đổi chức năng, hạ tầng hoặc yêu cầu pháp lý. Phiên bản mới nhất sẽ được công bố tại địa chỉ này.
9. Liên hệ
Nếu cần hỗ trợ hoặc có câu hỏi về chính sách quyền riêng tư, vui lòng liên hệ:
- Đơn vị vận hành: Trung tâm Công nghệ thông tin - Thư viện, Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải.
- Email hỗ trợ: tamtv@utt.edu.vn
- Website: https://eoffice.utt.edu.vn